Come vedere e aprire la fattura elettronica che hai ricevuto

La fattura elettronica che ti hanno emesso non è un PDF: è un file XML che passa attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate e arriva a te per uno di tre canali — PEC, codice destinatario di un operatore, oppure messa a disposizione nell’area riservata del portale. Spesso il file ha un nome tipo IT01234567890_FPR02.xml, a volte con la doppia estensione .xml.p7m se il fornitore lo ha firmato: in entrambi i casi è la stessa fattura, cambia solo l’involucro. Servono due cose: sapere dove cercarla e, una volta trovato il file, aprire la fattura elettronica.

Come ti arriva: PEC, codice destinatario o portale

Il comportamento dello SdI è documentato nella guida ufficiale: la fattura viene recapitata all’indirizzo telematico scritto dentro il file, cioè il campo «Codice Destinatario» o la «PEC Destinatario» (Agenzia delle Entrate, cosa fa il Sistema di Interscambio).

Il terzo caso è quello del privato senza partita IVA: il più delle volte non ricevi alcun file. Lo dice l’Agenzia nella guida al servizio di consultazione: quando nel campo «Codice Destinatario» c’è «0000000», la fattura non viene recapitata ma messa a disposizione, ed è importante che il fornitore consegni al cliente una copia, anche su carta, ricordandogli che l’originale è quello elettronico e lo troverà nella sua area riservata (guida consultazione fatture).

Dove si scarica dal portale Fatture e Corrispettivi

L’accesso è al portale «Fatture e Corrispettivi» dell’Agenzia, con SPID, CIE, CNS o le credenziali dell’Agenzia: sono servizi gratuiti dell’ente (il portale). Dal portale entri nel servizio Consultazione, sezione «Fatture elettroniche e altri dati IVA»: lì l’elenco delle fatture emesse e ricevute, e cliccando il simbolo della lente d’ingrandimento puoi visualizzare o scaricare ogni file. L’espressione «cassetto fiscale» è un modo generico di dire: le fatture stanno nella sezione Consultazione del portale, che si apre con le stesse credenziali digitali usate per gli altri servizi online dell’Agenzia. Se hai delegato un intermediario di fiducia, CAF o commercialista, lui entra con la propria area e consulta per te: la delega può coprire anche i soli servizi di fatturazione elettronica e conservazione.

Se ti serve una fattura precisa, chiedi al fornitore data di emissione e numero: con quegli elementi, riconoscerla nell’elenco del portale è immediato.

Lo stato di ogni documento lo leggi dai simboli che l’Agenzia descrive nella guida: spunta verde = fattura consegnata sul tuo canale; alert rosso = non consegnata, solo messa a disposizione. Se una fattura ti serve, scaricala subito: i file restano nell’area di consultazione solo fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte dello SdI; dopo, il documento non è più disponibile in quell’area.

Se la fattura non si trova

• Verifica il passaggio dallo SdI. Una fattura non inviata attraverso il Sistema di Interscambio è, per l’Agenzia, non emessa: un PDF arrivato via email ordinaria non è una fattura elettronica ai fini fiscali.
• Scarto. Se il file ha sbagliato i controlli (partita IVA o codice fiscale inesistenti, imponibile e IVA incoerenti, indirizzo telematico assente), lo SdI notifica una ricevuta di scarto al fornitore e la fattura non arriva: il fornitore corregge e ritrasmette.
• Canale non disponibile. PEC piena o canale del destinatario non attivo: lo SdI invia al fornitore la ricevuta di impossibilità di recapito e la fattura resta a disposizione nel portale. Per l’Agenzia, in questo caso la fattura si considera emessa dal fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta, agli effetti fiscali, dal cliente: il fornitore deve avvisarlo di verificare nel portale. Un PDF inviato via email non risolve la situazione.
• Fattura non intestata a te. Se ricevi una fattura per un acquisto mai fatto, la contestazione va fatta direttamente con il fornitore, come indicato nella guida dell’Agenzia: dallo SdI passano solo file e ricevute di esito.

Aprire la fattura elettronica che hai in mano

Che il .xml sia arrivato nella tua PEC, scaricato dal portale o copiato da una email su una chiavetta, il problema è identico: è un file di dati, non una pagina. Trascina quel file — o un .xml.p7m se la fattura è firmata — nell’area in alto della pagina del visualizzatore di fattura elettronica: ottieni la fattura impaginata con cedente, righe, IVA e totale, la copia PDF da leggere e inviare al commercialista, e l’XML originale che resta il documento. Se non capisci cosa contengano i tag, la guida su come aprire un file XML ti spiega i tre strumenti generici; se invece a non aprirsi è l’intero messaggio di posta certificata, con la busta di trasporto e gli allegati, la guida sul p7m ricevuto via PEC spiega come distinguerne i componenti.

La conservazione a norma

Scaricato il file, una cartella del desktop non basta: l’obbligo di conservazione a norma (art. 39 DPR 633/1972) vale per chi emette e per chi riceve, e l’Agenzia offre il servizio gratuito dalla propria area riservata. Il dettaglio del processo è fuori dallo scopo di questa guida: per ora ti basta non perdere l’XML.

Recupera il file e aprilo nel browser

Per aprire la fattura elettronica senza interpretare i tag, prendi il file .xml o .xml.p7m che hai scaricato e mettilo nell’area di apertura in cima alla pagina. Con l’account gratuito vedi il riepilogo e l’anteprima; il documento completo si sblocca a pagamento, e il file non lascia mai il tuo dispositivo.