Trasformare la fattura XML in PDF senza dimenticare l'originale

Convertire una fattura XML in PDF significa prendere il file di dati che il tuo fornitore ha inviato allo SdI e ricavarne una pagina leggibile: intestazione, righe, IVA e totale, pronta da leggere o stampare. Il risultato è una copia di consultazione. L’originale fiscale resta il file XML, e nessuno dei due sostituisce l’altro. Sotto trovi i passi, la tabella dei due file e i casi in cui la conversione non si può fare.

L’originale è l’XML, il PDF una copia

La pagina dell’Agenzia delle Entrate dedicata al servizio di consultazione è esplicita: quando la fattura non può essere recapitata sul canale telematico, il fornitore deve comunque dare al cliente una copia, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che lui potrà consultarla e scaricarla dalla propria area riservata del sito dell’Agenzia (fonte). E quando il recapito fallisce, quello che il Sistema di Interscambio deposita nel portale è il «duplicato» del file XML della fattura: un duplicato del documento fiscale, non una copia PDF generata da altri.

Un’ultima nota: la fattura elettronica esiste ai fini fiscali se è transitata per il Sistema di Interscambio. Un PDF inviato via email, da solo, non è una fattura elettronica emessa: è una copia.

C’è anche una ragione pratica per cui i due file non hanno lo stesso valore: nei casi di recapito impossibile, l’Agenzia precisa che la fattura si considera emessa per il fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta, agli effetti fiscali, dal cliente, e raccomanda al fornitore di avvisarlo con altri mezzi di andare a vedere il portale (cosa fa il Sistema di Interscambio). Un PDF inviato via email non cambia nessuna di queste condizioni.

Come convertire una fattura XML in PDF

1. Trascina il file .xml (o .xml.p7m) nell’area in alto di questa pagina.
2. Crea l’account gratuito, con Google o email e password: vedi il riepilogo della fattura, l’anteprima e, se il file è firmato, i dati di chi lo ha firmato.
3. Sblocca il documento completo: la lettura integrale e il download del PDF si ottengono pagando il singolo file o con l’abbonamento Pro.
4. Scarica anche l’XML originale e salvalo insieme al PDF: hai il documento fiscale e la sua copia di lettura, due file con funzioni diverse.

Tutto accade nel browser: il file è letto sul tuo dispositivo e non viene caricato da nessuna parte. Non c’è software da installare, né su Windows né su Mac, e la procedura è la stessa da telefono.

I nomi che incontrerai sono due: IT01234567890_FPR02.xml è la fattura, IT01234567890_FPR02.pdf è la copia che stai generando. Salvarli nella stessa cartella con nomi coerenti è il modo più semplice di capire, fra sei mesi, quale dei due è il documento.

Cosa ottieni e cosa conservi

Se il file è .xml.p7m

Quando la fattura arriva firmata digitalmente, l’estensione raddoppia: dentro l’.xml.p7m c’è lo stesso XML della fattura, racchiuso in una busta CAdES con le firme. Il doppio suffisso però crea confusione: browser e gestionali non lo leggono come una fattura. Questa pagina apre anche quel formato: riconosce la busta dai byte, legge il documento all’interno, mostra i firmatari e da lì produce la copia PDF e recupera l’XML originale. Il dettaglio del formato è nella guida fattura XML.P7M; la stessa logica di estrazione, per i file firmati che contengono un PDF, è descritta in estrarre il PDF da un P7M.

Se poi devi registrare il documento, i controlli formali e la firma sono un altro tema: lo affronta la guida su come verificare una fattura elettronica.

La conversione riguarda solo le fatture FatturaPA

Questo strumento non è un convertitore XML generico: la copia PDF impaginata viene prodotta solo per i file che rispettano il tracciato dell’Agenzia. Se il tuo XML è l’export di un gestionale, una configurazione o un’altra pratica amministrativa, non aspettarti un’impaginazione di fattura: per quei file la strada è capire come aprirli e leggerne i tag, che è il tema di aprire un file XML. Non è prevista la conversione in blocco di cartelle, e rinominare l’estensione non converte nulla: un .xml rinominato .pdf resta un file XML.

La conservazione a norma è un processo dedicato

Avere l’XML in una cartella non esaurisce l’obbligo. La legge (art. 39 del DPR 633/1972) impone di conservare a norma le fatture elettroniche sia a chi le emette sia a chi le riceve, e la conservazione a norma è un processo regolato dal Codice dell’Amministrazione Digitale, non una copia di backup (guida dell’Agenzia). L’Agenzia offre un servizio di conservazione gratuito dalla propria area riservata; in alternativa, dice la stessa guida, il processo è solitamente offerto da operatori privati certificati. Il PDF di questa pagina, come ogni PDF, è una copia di lettura: se ti serve il documento, usa l’XML transitato per lo SdI, che nell’area Consultazione del portale trovi come duplicato consultabile e scaricabile.

Genera la copia, conserva l’originale

Metti il file .xml o .xml.p7m nell’area di apertura in cima alla pagina: con l’account gratuito verifichi la lettura della fattura, poi decidi se sbloccare il documento completo e convertire la fattura XML in PDF con un download. Il file non lascia mai il tuo dispositivo.