Come verificare una fattura elettronica: controlli, codici di scarto e firma

Verificare una fattura elettronica significa rispondere a tre domande separate: se il file si legge e dice quello che aspetti, se il Sistema di Interscambio l’ha accettata e recapitata, e se la firma apposta sul file dice qualcosa di utile. Un controllo solo non basta, e non tutti e tre si fanno nello stesso posto. Questa pagina distingue cosa controlla chi apre il file, cosa controlla lo SdI e dove si fa la verifica formale.

I tre livelli di verifica, e dove si fanno

Il tracciato del file, con i suoi campi obbligatori, è descritto nella guida sul formato XML della fattura elettronica: lì trovi Header e Body, qui ti serve sapere solo che ogni campo obbedisce a regole stringenti.

Cosa fa lo SdI, e cosa causa un scarto

Il Sistema di Interscambio, per ogni file ricevuto correttamente, effettua una serie di controlli propedeutici all’inoltro al destinatario: se anche uno solo fallisce, emette una ricevuta di scarto entro cinque giorni dalla ricezione, e la fattura — o l’intero lotto scartato — si considera non emessa. Lo stabilisce il paragrafo 1.6 delle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate per la fatturazione tra privati, da cui vengono i codici d’esempio qui sotto; le specifiche si aggiornano a cicli e l’edizione oggi pubblicata sul portale è la 1.9.1, utilizzabile dal 15 maggio 2026.

Le famiglie di motivi, con i codici di errore delle specifiche:

• Il nome del file: non rispetta la sintassi obbligatoria o ripete un nome già trasmesso (codici 00001 e 00002). IT99999999999_00002.xml.p7m rispetta la sintassi; fattura(1).xml no.
• Gli identificativi fiscali: codice fiscale o partita IVA di trasmittente, cedente o cessionario che non risultano all’Anagrafe Tributaria (00300-00306), o cessionario senza alcun identificativo (00417).
• La coerenza dei calcoli: prezzo totale che non coincide entro la tolleranza di un centesimo (00423), aliquota scritta 0.10 invece di 10.00 (00424), IVA senza la natura dell’operazione quando serve o con natura quando non serve (00400, 00401, 00429, 00430), riepilogo IVA mancante per una delle aliquote usate (00419), imposta o imponibile che non sono coerenti (00421, 00422).
• La firma, se presente: certificato scaduto o revocato (00100, 00101), Certification Authority non affidabile (00104), riferimento temporale assente o incoerente (00103, 00105).
• La dimensione: il singolo file non può superare i 5 MB; e se lo invii via PEC il messaggio, allegati compresi, non deve andare oltre i 30 MB, il limite entro cui il gestore PEC garantisce l’invio. Il problema può quindi emergere prima ancora dei controlli.

Le ricevute dello SdI sono la prova

La verifica fiscale non si fa sul file, si fa sulle notifiche. Il flusso è sempre lo stesso: il SdI accetta il file, svolge i controlli e risponde con una ricevuta di consegna (fattura recapitata o messa a disposizione), di scarto (motivi sopra) o di impossibilità di recapito. L’errore frequente è scambiare per verifica le ricevute del canale di trasmissione — l’accettazione della PEC del proprio gestore, la risposta del web service: attestano che il file è stato ricevuto, non che la fattura è corretta ed emessa. Se devi recuperare lo stato di una fattura che non trovi o non ricordi, la strada è quella descritta nella guida su dove si trova una fattura elettronica.

La firma: cosa si può verificare e con quale profondità

Prima cosa: la firma sulla fattura tra privati è facoltativa, le specifiche accettano indifferentemente file firmati e non firmati; quando c’è, i formati ammessi sono CAdES-BES e XAdES-BES con certificati di firma qualificata rilasciati da certificatori accreditati, presenti nell’elenco pubblico gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Se apri il file nell’area in alto, la pagina ti mostra chi ha firmato, l’ente che ha emesso il certificato, il periodo di validità, l’ora di firma e la marca temporale se presente, e ricalcola l’impronta del contenuto. Non fa un confronto con gli elenchi di fiducia né un controllo di revoca e non può mostrare un esito di “firma valida”.

Per un giudizio formale completo serve un validatore: la Commissione europea mette a disposizione il demo della libreria DSS per validare le firme, che però si dichiara espressamente uno strumento dimostrativo destinato a test. Prima di usarlo considera che il documento viene caricato sui suoi server: con una fattura che contiene dati commerciali è una valutazione da fare.

Checklist prima di registrare una fattura passiva

• Apri il file e controlla i dati: denominazione del fornitore, data, numero, totale.
• Confronta righe, aliquota e imposta con l’ordine o il contratto: le incoerenze che lo SdI non controlla (un servizio diverso da quello pattuito) emergono solo dal tuo confronto.
• Verifica il tipo documento: una nota di credito registrata come fattura cambia il segno della contabilità.
• Controlla se c’è una firma: se sì, guarda chi ha firmato e con quale ente; se no, non è un’anomalia, tra privati la firma non è obbligatoria.
• Controlla le notifiche del fornitore, o le tue se emetti: tra quelle non deve esserci una ricevuta di scarto.
• Conserva l’originale: l’.xml.p7m o l’XML, non solo la copia PDF che hai stampato.

Cosa questa pagina non può verificare

In due righe: aprirep7m.app non convalida il file contro gli schemi XSD delle specifiche tecniche, non è collegato al Sistema di Interscambio e non sa se la fattura risulta emessa. Per la verifica di una fattura elettronica con valore formale il riferimento resta lo SdI. Qui però puoi aprire il documento che il commercialista ti contesta, leggerne i dati, capire se il file è integro o danneggiato e vedere chi risulta averlo firmato: trascina la fattura nell’area in alto; con l’account gratuito hai anteprima e firmatari, e nessun byte lascia il dispositivo.